In 6 stappen van doelstelling naar concreet actieplan

In dit verhaal beschrijf ik hoe je in 6 stappen van doelstelling naar concreet actieplan gaat. Het eigenarenmodel wat ik hier beschrijf, richt zich niet alleen tot bestuurders, managers en consultants van organisaties waar meer dan 200 mensen werken die veelal dezelfde werkzaamheden uitvoeren en daarin willen verbeteren. Dit is echter ook zeer geschikt voor iedereen die een actieplan wil maken. Dus lees vooral verder als je een actieplan kunt gebruiken om gestructureerd en gecontroleerd een doelstelling te behalen.

Actieplannen binnen het Eigenarenmodel
Veel organisaties werken met het Eigenarenmodel. Het management bepaalt top down doelstellingen en per doelstelling zijn in alle operationele teams eigenaren benoemd. Zij maken een actieplan om de doelstelling te realiseren met het team waarbinnen ze werken. Het management stuurt op de uitvoering van de plannen en de eigenaren sturen op het resultaat. Dit “samen sturen” helpt de organisatie om:
• focus te houden
• actieplannen te bedenken die écht werken
• van elkaar te leren
• sneller resultaten te behalen.

Maak onderscheid tussen acties, doel- en doen-kpi’s
Voordat we ingaan op de stappen om te komen tot een actieplan, beschrijf ik eerst wat in een goed actieplan staat. Het woord actieplan zegt het al, er staan acties in. En er staan kpi’s in, kritische prestatie-indicatoren. Een goed actieplan bevat: • Doelstelling: wat je wilt bereiken • Doel-kpi: het meetbare resultaat • Doen-kpi: de meetbare inspanning die je gedurende een periode levert om het resultaat te halen • Actie: hetgeen je (eenmalig) gaat doen om het actieplan uit te voeren

Een aantal voorbeelden:

Zoals je in de voorbeelden hierboven ziet, gaan de doelstelling en doel-kpi’s over het resultaat. Voor beide kun je achteraf zeggen of het gelukt is. De doen-kpi’s en acties gaan over de inspanning en zijn een voorspeller voor het resultaat. Je zou ervan uit mogen gaan dat als de inspanning geleverd is, het resultaat wordt behaald.

Stap 1. Zorg voor heldere doelen en criteria

Begrijp waarom de doelstelling gesteld wordt
Wees er zeker van dat de doelstelling voor je actieplan helder is en dat je weet waarom die doelstelling belangrijk is. Is het niet helder? Ga dan terug naar degene die de doelstelling heeft gegeven. Je moet weten waarom je iets gaat doen, anders is er geen noodzaak en dus weinig motivatie om überhaupt een actieplan te maken. Dus krijg je alleen een doel-kpi zonder argumentatie mee, ga terug en vraag waarom!

Meet wat belangrijk is, niet wat je kunt meten
Heb je alleen een doelstelling meegekregen en geen doel-kpi? Bepaal dan hoe je het resultaat kunt meten. Omdat het soms moeilijk is om data te krijgen waarop gestuurd kan worden, is de verleiding groot om vanuit beschikbare data een doel-kpi te kiezen. Hiermee loop je het risico dat je gaat meten wat er is, in plaats van wat belangrijk is om te meten.

Zorg dat je de criteria snapt
Vanuit het Eigenarenmodel werken we met criteria. Eigenaren worden vrijgelaten in de manier waarop zij hun resultaat behalen, als het maar voldoet aan de door het management vastgestelde criteria. Voor criteria geldt hetzelfde als voor de doelstelling. Je wilt weten waarom je met bepaalde criteria rekening moet houden. In de ideale situatie geeft het management natuurlijk heel duidelijke doelstellingen en criteria. Omdat het vertalen van cijfers en het opstellen van criteria een van de moeilijkste dingen is om te doen als management, zal het nogal eens voorkomen dat het niet helemaal duidelijk is. Help hen dan door vragen te stellen!

Stap 2. Bespreek de plannen van de afgelopen periode

Nu je precies weet wat de doelstelling en doel-kpi is en met welke criteria je rekening moet houden, kun je je richten op het actieplan. Kijk voordat je nieuwe actieplannen maakt eerst naar de plannen van de afgelopen periode. Welke doen-kpi’s hielpen echt om het resultaat te behalen? En wees vooral eerlijk, wat droeg niet bij aan de resultaten? Welke doen-kpi’s zijn nauwelijks uitgevoerd? Als iets op papier heel mooi leek, maar jullie hebben er niets mee gedaan, dan is de kans groot dat je er in de nieuwe periode ook niets mee gaat doen. Besluit welke doen-kpi’s die je de afgelopen periode uitvoerde, zeker meegenomen worden en wat jullie anders willen gaan doen. Blijf bij deze stap niet te lang stilstaan. Hang bijvoorbeeld het actieplan van de vorige periode op en geef elke doen-kpi een cijfer van 0 tot 10. Alleen de cijfers boven de 7 maken kans om in het nieuwe plan te komen.

Stap 3. Verzamel en cluster de input van collega’s

Als maker van het actieplan heb je nu helder waar je actieplan toe moet leiden, waar je rekening mee moet houden en welke bestaande doen-kpi’s je wilt blijven uitvoeren. Dan is het nu tijd om collega’s te betrekken. Welke ideeën hebben zij om de doelstelling te realiseren?
Zorg ervoor dat je alle ideeën goed begrijpt. Maak clusters, waarschijnlijk hebben veel ideeën overlap. Enkele voorbeelden hoe eigenaren van verschillende organisaties bij medewerkers input hebben opgehaald:
• Posters met de doelstelling in de kantine ophangen met daarbij post-its en stiften en het verzoek om ideeën op te schrijven
• In overleggen, dagstarts en briefingmomenten de doelstelling uitleggen en vragen naar ideeën
• Een app waarin medewerkers elke keer als ze een idee hebben dat bij de doelstelling hoort, dit kunnen invoeren

Stap 4. Kies doen-kpi’s

Waarschijnlijk heb je heel veel ideeën opgehaald waarmee je de doelstelling kunt realiseren. Dan is nu het moment om te kiezen welke doen-kpi’s jullie de komende periode gaan uitvoeren.

Maak kwartaalplannen
Om te voorkomen dat je langer bezig bent met plannen maken, dan met uitvoeren, is het raadzaam om te kiezen wat jullie het eerste kwartaal gaan doen. Gedurende het eerste kwartaal kun je weer besluiten wat je het kwartaal daarna gaat doen en zo verder. Op die manier ben je niet onnodig lang bezig met het maken van de plannen en kun je snel aan de slag. En je bent geen plannen aan het maken die na verloop niet meer actueel blijken te zijn.

Liever 2 doen-kpi’s waarmee je het verschil maakt, dan 5 die half worden uitgevoerd
Je hebt misschien wel 100 ideeën en het zou zomaar kunnen dat er wel 20 ideeën zijn die veel e]ect hebben en weinig inspanning behoeven. De kunst is om te kiezen. Liever 2 doen-kpi’s waarmee jullie het verschil kunnen maken, dan 5 die half worden uitgevoerd. En kies liever iets wat binnen je eigen invloed ligt, dan een doen-kpi’s waarbij je afhankelijk bent van anderen.

Maak anderen deelgenoot van de keuzes en het proces dat je hebt doorlopen
Collega's hebben moeite gedaan om input te leveren. Beloon die moeite door hen te laten weten wat er met hun inbreng is gedaan en waarom.

Stap 5. Maak je plan concreet

De doelstelling, doel- en doen-kpi’s zijn bekend. Nu is het tijd om de hoogte van de kpi’s in te vullen.

Bepaal de hoogte van de doel-kpi’s
Als ik vandaag 70 weeg en mijn doel is 64, dan is het niet zo motiverend om gedurende het kwartaal dat ik voor die 6 kilo uittrek, elke keer op de weegschaal te zien dat ik mijn doel nog niet heb gehaald. Wanneer ik zeg dat ik elke twee weken een halve kilo wil afvallen, dan zie ik elke twee weken of ik “op schema” lig. Hierdoor zal ik meer gemotiveerd zijn om door te gaan en kan ik beter bijsturen indien ik niet op schema lig. Als je de hoogte van de doel-kpi bepaalt, knip deze dan op in kleine stapjes. De meeste doel-kpi’s kunnen het beste in ongelijke stukjes opgeknipt worden. In het voorbeeld van afvallen, zal ik de eerste weken meer kilo’s verliezen dan de laatste weken. Bij afvallen zijn de laatste lootjes namelijk meestal het zwaarst. En wetende dat het met de kerst moeilijker zal zijn om me aan de maximale calorieën te houden, zal ik rond de kerst minder kilo’s kwijtraken dan in maanden zonder feestelijke diners. Houd bij het opstellen van de hoogte van de doel-kpi’s gedurende een periode dus ook rekening met het te verwachten e]ect van de doen-kpi’s en eventuele seizoensinvloeden of externe factoren.

Bepaal de hoogte van de doen-kpi’s
Wie voeren de doen-kpi’s uit? Als dat alleen de makers van de plannen zijn, kunnen jullie zelf de hoogte van de doen-kpi’s vaststellen. Als meer mensen de doen-kpi’s uitvoeren, bepaal dan samen wat nodig én reëel is.

Bepaal de acties die nodig zijn om je actieplan te realiseren
Nu je de doelstelling, doen- en doel-kpi’s hebt vastgesteld, kun je bepalen welke acties uitgevoerd moeten worden om het plan te realiseren. Bekijk bij elke doen-kpi wat ervoor nodig is om deze uit te voeren. Moeten mensen getraind worden? Zijn er formats of andere hulpmiddelen nodig? Wat is er nodig om de doel-kpi goed te kunnen meten? Beschrijf de acties SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).

Stap 6.

Het actieplan is concreet! Je bent bijna klaar. Met de laatste stap zorg je ervoor dat je het plan ook kunt monitoren. Idealiter kun je in één oogopslag zien of de doen-kpi’s en acties worden uitgevoerd en de doel-kpi’s op schema liggen zijn. En als men niet “op schema” ligt, wil je kunnen zien wat er gedaan wordt om weer op schema te komen.

Het team voelt zich eigenaar van het actieplan
Ik heb al eerder geschreven dat ik geen fan ben van standaardisatie. Dat geldt zeker ook voor het monitoren van actieplannen. Er bestaan veel formats voor actieplannen en rapportages. Ik vind het belangrijker dat een team zich eigenaar voelt van een actieplan, dan dat het er in elk team hetzelfde uit ziet.

Visualisatie kan bijdragen aan motivatie
Toch is er veel voor te zeggen om wel een visualisatie te gebruiken. Op het moment dat je als team een doen-kpi hebt die je elke dag ergens ziet hangen, zal de kans groter zijn dat je eraan denkt om het ook uit te voeren. En niemand vindt het leuk als bij iedereen in het team de doen-kpi zichtbaar groen kleurt en bij zichzelf rood. In een onderzoek van Bateson, Nettle en Knot, werd het e]ect bewezen van een poster in een fietsenstalling met daarop twee ogen en de tekst “we are watching you”. Het aantal gestolen fietsen in de stalling met posters daalde significant. Het enige wat ze hadden gedaan was het ophangen van een simpele visualisatie. Kun je nagaan wat het e]ect is van een visualisatie die regelmatig wordt besproken. Visualisatie of niet, in elk geval wil je iets hebben waarbij je elke dag, week of maand stilstaat om te bespreken of je gedaan hebt wat je je had voorgenomen (de acties en de doen-kpi’s) en of dit het e]ect had wat je wilde (de doelstelling en doel-kpi’s). Bepaal daarom met het team dat de acties gaat uitvoeren met welk middel deze voortgang wordt besproken.

Het volgende artikel: afspraken maken over het sturen op de actieplannen

Je actieplan is klaar! Gefeliciteerd. Maar.... je snapt dat het echte werk nu pas begint. Het is om te beginnen heel belangrijk om afspraken te maken over het sturen op de plannen. In welk overleg stuur je op de doen-kpi’s? En waar volg je de doel-kpi’s op? En hoe kom je tot die afspraken?