10 x zo productief
De Eisenhouwer Matrix

Een van de sleutels tot succes is het maken van onderscheid tussen wat écht belangrijk is en wat urgent is. Veel mensen verwarren deze twee aspecten, wat leidt tot verlies van tijd en focus. Met de Eisenhower Matrix help ik ondernemers beter te prioriteren in hun activiteiten. 

In plaats van reactief te reageren op alles wat op je afkomt, leer ik ze betere keuzes te maken die op de lange termijn impact hebben. Zo pakken we het probleem van 'chronisch tijdgebrek' bij de bron aan. 

Veel vergaderingen bijvoorbeeld zijn gewoon niet echt nodig. Kijk eens kritisch naar je agenda: kan de informatie ook per e-mail gedeeld worden? 

De Eisenhower Matrix: Vier Kwadranten 

Stel je vier kwadranten voor waarin je al je activiteiten indeelt: 

1. Erg belangrijk en erg urgent (kwadrant 1) 

2. Erg belangrijk, maar niet urgent (kwadrant 2) 

3. Erg urgent, maar niet belangrijk (kwadrant 3) 

4. Niet urgent en niet belangrijk (kwadrant 4) 

Dagelijks verliezen we enorm veel tijd aan kwadrant 3: bergen e-mails (vaak in CC), telefoontjes, vergaderingen en 'bilateraaltjes' die allemaal lijken te moeten... maar eigenlijk belangrijker zijn voor anderen dan voor jezelf. Dit is een enorme valkuil: het voelt alsof je druk bezig bent, maar eigenlijk gaat het om taken die geen echte impact hebben op je strategische doelen. 'Je wordt geleefd'. 

Tijdverspillers en de Valkuil van 'Schijnbare Urgentie' 

Naar dit kwadrant 3 gaat de meeste tijd, maar dit is beslist niet effectief. Deze taken worden vaak gezien als belangrijk omdat ze een onmiddellijke reactie vereisen, maar in werkelijkheid voegen ze weinig waarde toe aan je kernactiviteiten. Schijnbare urgentie dus. 

Mijn klanten help ik het best door eerst dit kwadrant aan te pakken en een of meerdere van de volgende tips succesvol toe te passen: 

• Delegeren: Zoek uit wie deze acties van je kan overnemen. Denk aan een stagiair, assistent of collega. Dit vraagt om leiderschap en de moed om verantwoordelijkheden los te laten. 

• (Re)organiseer jezelf: Maak afspraken met jezelf om bijvoorbeeld maar twee keer per dag je e-mails te beantwoorden en zet notificaties uit. 

• Vermijd te veel telefoontjes: Beperk het aantal telefoontjes door vaste momenten in te plannen voor terugbelverzoeken en pas je voicemailbericht hierop aan. 

• Minimaliseer vergaderingen: Kijk kritisch naar je agenda: kan de informatie ook per e-mail gedeeld worden? Zijn er vergaderingen die je kunt delegeren? 

• Werk met tijdsblokken: Reserveer specifieke tijdsblokken voor strategische taken en behandel deze als ononderbroken vergadertijd. 

• Automatiseer routinetaken: Gebruik tools en software om repetitieve taken te automatiseren, zoals automatische e-mailantwoorden en facturatiesoftware. 

• Maak je prioriteiten duidelijk: Zorg ervoor dat iedereen in je team weet wat jouw prioriteiten zijn om te voorkomen dat je steeds in kwadrant 3 wordt getrokken. 

Het Belang van Kwadrant 2: De Sleutel tot Effectief Ondernemerschap 

Het belangrijkste kwadrant is kwadrant 2. Dit is het kwadrant waarin je werkt aan de zaken die er écht toe doen. Dit zijn activiteiten die misschien niet onmiddellijk dringend zijn, maar die wel een groot verschil maken op de lange termijn. Hier werk je aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf. 

In dit kwadrant werk je ook aan je eigen ontwikkeling en het bouwen van duurzame relaties. Dit vraagt tijd en ruimte. Als je de hele dag bezig bent met het beantwoorden van mails of telefoontjes, kom je nooit toe aan deze essentiële taken. Het gevolg is dat je minder betrouwbaar wordt gezien door anderen: je lijkt altijd druk en hebt nooit tijd voor diepere verbindingen. 

Om ervoor te zorgen dat je kwadrant 2 niet uit het oog verliest, moet je bewust tijd inplannen. Maak ruimte in je agenda voor zelfontwikkeling, strategische planning en het versterken van relaties. Dit kunnen vaste tijdsblokken per dag zijn, maar je kunt ook langere periodes inplannen waarin je alleen aandacht besteedt aan kwadrant 2-taken. Kortom: "Eat that Frog!"